移転するときに知りたい！ 事務所やオフィスの種類と特徴

ともすれば経費を圧迫しがちなオフィス賃料。コスト削減を目指して、賃料の安い事務所やレンタルオフィスに移転を決めたものの、それぞれの事務所のメリットやデメリットをよく把握せずに移転してしまうと、業務効率の悪化や従業員のモチベーション低下を招く恐れがあります。最近では、個人事業主や小規模事業者でも借りやすいシェアオフィスなども人気ですが、コストだけではなく、業務内容に見合ったオフィスを選ぶことが大切です。ここでは、事務所やオフィスの種類や特徴を紹介します。

オフィスの種類と特徴

オフィスにはいくつか種類があり、それぞれ違った特徴が見られます。以下で詳しくチェックしていきましょう。

賃貸オフィス

自社オフィスとしてビルの一室やフロア全体を専有できるよう、その物件のオーナーや仲介業者と賃貸契約を結んだものを賃貸オフィスと呼びます。契約内容の範囲内であれば内装のリフォームも可能なため、企業イメージや業務の効率化に配慮したレイアウトを採用できます。
契約の際、賃料の6～10カ月分の保証金が必要になるのが一般的で、移転やリフォームにかかる費用を含めると大変な負担になりますが、他社からの信頼も得やすく、エレベーターや共有部分などのメンテナンスを受けやすいメリットがあります。

自社ビル

「自社ビルを構える＝増収増益、安定経営」といったイメージに繋がり、社会的にも一定の信頼を得られる可能性が高まるでしょう。自社ビルを担保に銀行から融資を受けられるため、新規事業の拡大にも有利に働きます。もちろん、オフィスの内装やレイアウトは独自のデザインによるアレンジが可能です。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスは、起業する際に最低限必要となる住所と電話、ファックス番号などを借り、郵便物や電話を受けると、あらかじめ登録された先に転送されるシステムを指します。ここで紹介するオフィスの中でも費用が安く、1カ月1万円前後から利用できる場合が多いです。個人で小さな事業をはじめる際、自宅の代わりにバーチャルオフィスを選択するケースが見られます。

ただし、社会保険の申請が困難だったり、銀行の法人口座開設が難しかったりといくつかの制限をともなう場合があるため注意が必要です。また、バーチャルオフィスを利用するほかの会社と住所が同じになってしまうため、社会的信頼に影響を及ぼす可能性があります。

シェアオフィス

間仕切りのないフロアを複数の会社で共有する形態を、シェアオフィスと呼びます。デスクやオフィス機器なども全て共有です。多少、周囲の雑音や動きが気になるかもしれませんが、誰もが気軽に利用できる雰囲気が人気のひとつです。
「自宅では公私混同しやすい」、「カフェでは仕事に集中できない」といった理由で仕事の拠点を探すノマドワーカーを中心に利用が広がっています。

レンタルオフィス

広いフロアをパーテーションなどで間仕切りし、その一画をオフィススペースとして借りる形態です。レンタルオフィスには、椅子やテーブル、コピー機、シュレッダー、インターネット回線、エアコンなどがあらかじめ備えられており、オフィス移転にともない事務用品や設備を整えるのにかかる経費を削減できます。

利用料も一般的な賃貸オフィスに比べて割安な上に、隣り合う会社との情報交換や人脈を広げる機会も得られます。業務形態に合わせて自由にレイアウトを変更できないなどの制約もありますが、すぐに事務所を構えたいという場合に最適な選択肢です。

一般的な賃貸オフィス、自社ビル以外にもさまざまな形態のオフィスがあります。オフィスの移転を検討する際は、それぞれの特徴をよく把握しながら、業務内容や規模に合った形態を選ぶようにしましょう。

株式会社エコ・エイトでは、オフィス移転に伴う不用品の回収・処分・買取のワンストップサービスを提供しています。また退去後の原状回復工事や解体工事も行っており、オフィス移転のさまざまな場面でのお手伝いが可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。