オフィスを移転するときに確認したいチェックリスト

オフィスの移転が決まったら、少なくても半年～1年の時間を設けて段取りを考え、それに従って準備を進める必要があります。オフィスの移転では、自宅の引越し以上にさまざまな手続きをこなさなければいけないため、あらかじめそれらの内容や目的を把握しておくことが欠かせないでしょう。ここでは、オフィス移転（引越し）準備を進めるときに確認しておきたいポイントを紹介します。

移転前のオフィスでの作業

オフィス移転前は、特に行うべき作業が多くなります。移転日に余裕を持って行動するようにしましょう。

解約予告の確認

賃貸契約書に記載されている解約予告の項目を確認し、定められた期間（解約予告期間）内に、オフィス退去の旨を伝えましょう。解約予告期間を過ぎてしまうと、違約金が発生するケースがあります。

原状回復項目の確認

賃貸オフィスの場合、入居後に賃借人の負担で改修工事を行った部分や設備の故障個所などは、退去日までに元通りに回復させる（原状回復）のが原則です。その費用負担は、入居時に支払った敷金や保証金から捻出するのが一般的ですが、それ以上費用がかかった場合、賃借人の負担となるケースもあるため注意が必要です。

原状回復工事業者の選定、打ち合わせ

賃貸契約上、原状回復工事を担当する業者をあらかじめ指定される場合もありますが、それ以外の場合は賃借人自らが工事業者を選定しなければいけません。業者が決まったら賃貸契約の内容に基づき、工事の内容やスケジュールを共有していきましょう。

敷金、保証金返還について確認

賃貸オフィスを退去する際、入居時に支払った敷金や保証金が返還されます。ただし、敷金や保証金が返還される時期については、物件によって異なるため（原状回復工事完了後、退去から数カ月後など）、あらかじめ確認しておきましょう。

取引先へのオフィス移転の連絡

遅くても移転日の10日前までに、取引先に新住所と移転日を明記した案内状を送付しておきましょう。同時に、新しい住所を印刷した封筒、ゴム印、名刺、社員証なども忘れずに準備しておきます。

引越し業者との打ち合わせ

オフィス移転前の作業と同時に、引越し業者と打ち合わせを行いましょう。

運び出す荷物のリスト作成、分類

引越し業者との打ち合わせの前に、現在のオフィスから運び出す荷物のリストを作成しておきましょう。その際、新オフィスには運び出さず不用品として処分するもののリストも作成しておきましょう。業者によっては、買取りや不用品の処分（産業廃棄物の処分）に応じてもらえる場合があります。

打ち合わせ（下見）、見積もり作成

引越し費用の見積書は、必ず業者に現地を見てもらった上で作成してもらいましょう。下見と同時に、荷物の梱包方法や養生（荷物や建物の汚損を防ぐために、運び出す荷物を布や板で覆う作業）部分の確認も行います。

移転先のオフィスでの作業

オフィス移転の準備をする際は、移転先のオフィスに関する手続きもいくつかあります。

新オフィスの契約

移転先のオフィスの賃貸契約を締結させ、鍵の受け渡しを行います。同時に、建物の状態や設備の稼働状況も再度、確認しておきましょう。

電話、インターネットなどの通信機器の移設工事

移転先のオフィスに設置する電話、インターネットなどの通信機器を移設する工事を行います。配線作業は、新しいオフィスでの業務がはじまってしまうと作業がしにくくなるため、移転の時点で工事が完了するように手配しましょう。

コピー機などのリース契約

コピー機、オフィス家具、什器などをレンタルする場合は、前もって業者に移転日を伝え、業務に支障を来さないように早い段階で設置してもらいます。

オフィス移転作業がスムーズに進むかどうかは、段取りの組み方次第といっても過言ではありません。ここで紹介した内容以外にも、関係官庁への届け出などやらなければいけないことがたくさんありますが、スムーズに移転できるようしっかりと計画を立てて進めていきましょう。 上記で紹介した項目をチェックリストにして、漏れがないかどうか確認すると安心です。

株式会社エコ・エイトでは、オフィス移転に伴う不用品の回収・処分・買取のワンストップサービスを提供しています。また退去後の原状回復工事や解体工事も行っており、オフィス移転のさまざまな場面でのお手伝いが可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。