オフィスを移転するときに必要な公的手続き

オフィス移転にともない企業の所在地が変わったら、さまざまな公的機関での手続きが必要になります。手続きの中には、移転後速やかに済ませないと罰則を課されるものもあるため、注意しなければいけません。漏れなく手続きができるよう、移転前にそれぞれの提出時期や内容をしっかりと把握しておきましょう。
なお、オフィスを県外に移転する場合は、地域ごとにルールが異なる可能性があるため、あらかじめ必要書類などを確認しておくと安心です。ここでは、オフィス移転をするときに必要な公的手続きについて紹介します。

オフィス移転をする前に必要な公的手続き

オフィス移転前にしなければいけない公的手続きは以下の通りです。

電話回線申し込み

利用する電話会社もしくは通信会社に連絡をし、電話回線の移設手続きを行います。現在使用している回線の停止日時と、移転先で回線を使いはじめる日時を忘れずに伝えましょう。

郵便物届出変更届

旧オフィスを管轄する郵便局に住所変更届（郵便物届出変更届）を申請します。この手続きを行うと、旧オフィス宛に投函された郵便物が、新オフィスに届くようになります。

車庫証明

新オフィスで駐車場を利用する場合は、新オフィスを管轄する警察署に自動車保管場所証明申請書を提出します。

オフィス移転をした当日に必要な公的手続き

オフィス移転をした当日に行わなければいけない手続きを、以下でチェックしましょう。

労働保険名称・所在地等変更届

労働者を雇用する事業所において、事業所の名称や住所が変更になった場合に申請が必要となる書類です。所轄の労働基準監督署に提出します。

労働基準法に関するもの。適用事業報告

労働基準法の適用を受ける事業所（労働者を雇用する全ての事業所）において、住所の変更があった際に申請する書類です。所轄の労働基準監督署で手続きします。

安全衛生法に関するもの。安全管理者選任報告

労働安全衛生法に規定される安全管理者を選定し、新オフィスを管轄する労働基準監督署に申請します。その際、安全管理者の資格適用者であることを証明する修了証の写しなどの提出も求められます。

防火管理者選任届

消防法に規定される防火管理者を選定し、防火管理者責任届を新オフィスを管轄する消防署に申請します。

事業年度、納税地、その他の変更異動届出書、本店移転登記申請書

事業所の住所などが変更になった場合に申請が必要となる書類です。新オフィスを管轄する税務署長に申請します。

オフィス移転をした後1～10日までに必要な公的手続き

オフィス移転後1～10日までに必要な手続きは以下のようになっています。

適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（移転後5日以内）

社会保険の適用事業所において、事業所の名称や住所が変更になった場合に申請が必要になる書類です。変更後の住所・名称を証明できる書類を持参し、新オフィスを管轄する社会保険事務所で手続きします。

雇用保険事業主事業所各種変更届（移転後10日以内）

事業所の住所や名称が変更になった場合に申請が必要になる書類です。新オフィスを管轄する公共職業安定所で手続きします。

事業開始等申告書

事業所の住所などが変更になった場合に申請が必要となる書類です。移転前、後の税務事務所に申請します。

事業主事業所各種変更届

事業所の住所などが変更になった場合に申請が必要となる書類です。新オフィスの事務所適用係に提出します。

オフィス移転をした後2週間～1カ月以内に必要な公的手続き

最後に、オフィス移転後2週間～1カ月以内に必要な手続きを見ていきましょう。

本店移転登記申請書（移転後2週間以内） 、支店移転登記申請書（移転後3週間以内）

本店または支店の住所が変更になった場合、新オフィスを管轄する法務局で変更内容の登記を行います。県外に移転する場合は、必要書類や費用、期限が異なる可能性があるため、あらかじめ管轄の法務局で内容を確認しておきましょう。

給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書（移転後1カ月以内）

労働者に給与を支払う事業所において、事業所の住所が変更になった場合に申請が必要になる書類です。移転により管轄が変わる場合は、新、旧の税務署に届け出を行います。

ほかに「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書・労働保険関係成立届」の提出も必要になります。オフィス移転にともない必要な公的手続きは移転する地域などによって異なるので、よく確認するようにしてください。

オフィス移転では、旧オフィスの明け渡しおよび新オフィスの賃貸契約にともなう手続きのほかにも、上記で紹介したような公的手続きが必要になります。通常の業務に支障を来さないよう、移転前に手続きの内容や必要書類、提出時期を確認しておきましょう。

株式会社エコ・エイトでは、オフィス移転に伴う不用品の回収・処分・買取のワンストップサービスを提供しています。また退去後の原状回復工事や解体工事も行っており、オフィス移転のさまざまな場面でのお手伝いが可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。