オフィスを移転するときに確認したいチェックリスト

オフィスの移転が決まったら、少なくても半年～1年の時間を設けて段取りを考え、それに従って準備を進める必要があります。しかし、もっと日にちがない中で準備を進めることになるケースもあるでしょう。

オフィスの移転では、自宅の引越し以上にさまざまな手続きをこなさなければいけないため、あらかじめそれらの内容や目的を把握しておくことが欠かせないでしょう。ここでは、オフィス移転（引越し）準備を進めるときに確認しておきたいポイントを紹介します。

　

オフィス移転の際は不用品処分がコストを左右する

オフィス移転は業務量の膨大さも頭痛の種ですが、かかるコストも極力抑えたいものです。不用品処分も、進め方によっては想定外の費用を要することもあります。オフィス移転におけるコストを抑えるためには、「どの不用品を・いつ・どう処分するか」を早い段階で決めておくことが重要です。

不要品処分の方法で変わる移転コスト

不用品の処理を工夫することで、全体の移転コストを大きく抑えられます。以下のような対応を、スケジュールが決まり次第すぐに着手することで、コストも手間も軽減できます。

オフィス移転のコストを抑えるポイント

事前の不用品整理	移転前に社内で細かい不用品を整理し、処分量を減らす。（家庭ゴミとして出すと違法・行う場合は手続きが必要）
リサイクル・買取の検討	まだ使えるオフィス家具や備品は、リサイクル業者や家具の買取業者に相談し、買い取り依頼を検討。
専門業者との連携	廃棄物処理まで一括で対応できるパートナー企業を選ぶか、複数社から相見積もりを取る＝適正な費用で依頼。
再利用する	使える什器や家具は、新しいオフィスへ移動させて再利用することで輸送費や購入コストを抑える。

引越し業者の比較も重要

引越し業者は、コストのほか、信頼度を確認するために合い見積もりを依頼し、ネット上でも評判比較を行いましょう。見積もり時の対応＝質問への答えなどでも、比較が可能です。

不用品・ゴミ回収業者や原状回復業者についても、同じ事が言えるでしょう。

移転前のオフィスでの作業

オフィスを移転する際、最も多くの作業が発生するのが「退去前の旧オフィスでの対応」です。
スムーズな退去とトラブル回避のためには、契約書の確認・原状回復・ライフライン停止・レイアウト準備など、事前に行うべきことが数多くあります。どれも移転日の直前になってから対応すると手間やコストが増えるため、できるだけ余裕を持って進めることが重要です。

この章では、移転前のオフィスで必ずチェックしておきたい具体的な作業内容と注意点をわかりやすく整理します。

解約予告の確認

賃貸契約書に記載されている解約予告の項目を確認し、定められた期間（解約予告期間）内に、オフィス退去の旨を伝えましょう。解約予告期間を過ぎてしまうと、違約金が発生するケースがあります。

原状回復項目の確認

賃貸オフィスの場合、入居後に賃借人の負担で改修工事を行った部分や設備の故障個所などは、退去日までに元通りに回復させる（原状回復）のが原則です。
その費用負担は、入居時に支払った敷金や保証金から捻出するのが一般的ですが、それ以上費用がかかった場合、賃借人の負担となるケースもあるため注意が必要です。

原状回復工事業者の選定、打ち合わせ

賃貸契約上、原状回復工事を担当する業者をあらかじめ指定される場合がほとんどです もありますが、それ以外の場合は賃借人自らが工事業者を選定しなければいけません。
業者が決まったら賃貸契約の内容に基づき、工事の内容やスケジュールを共有していきましょう。

新デスク配置図の作成

新オフィスでの座席表やデスク配置図を事前に作成し、社員に共有しておきましょう。引越し業者もこの配置図を参考に、搬入時に「どの荷物をどこに置くか」を判断できます。

電気・ガス・水道などの使用日を必要以上に長くとると、経費の無駄となります。どこでストップすれば支障がなく無駄ないかを確認の上、各供給会社に連絡を入れましょう。

敷金、保証金返還について確認

賃貸オフィスを退去する際、入居時に支払った敷金や保証金から原状回復費用などが差し引かれたうえで、残額が返還されるケースが多いです。
ただし、敷金や保証金が返還される時期については、物件によって異なるため（原状回復工事完了後、退去から数カ月後など）、あらかじめ確認しておきましょう。

取引先へのオフィス移転の連絡

遅くても移転日の10日前までに、取引先に新住所と移転日を明記した案内状を送付しておきましょう。同時に、新しい住所を印刷した封筒、ゴム印、名刺、社員証、公式ホームページやSNSの修正なども忘れずに準備しておきます。

引越し業者との打ち合わせ

オフィス移転を円滑に進めるためには、引越し業者との綿密な打ち合わせが欠かせません。
事前に荷物のリストを作成し、現地下見や見積もり、作業範囲の確認などを行うことで、トラブルや追加費用の発生を防ぐことができます。また、業者によっては不用品の回収や買取にも対応しているため、整理とコスト削減を同時に進めることも可能です。

この章では、業者との打ち合わせ前後に行うべき具体的な準備と確認ポイントを紹介します。

運び出す荷物のリスト作成、分類

引越し業者との打ち合わせの前に、現在のオフィスから運び出す荷物のリストを作成しておきましょう。その際、新オフィスには運び出さず不用品として処分するもののリストも作成しておきましょう。

業者によっては、買取りや不用品の処分（産業廃棄物の処分）に応じてもらえる場合があります。

打ち合わせ（下見）、見積もり作成

引越し費用の見積書は、必ず業者に現地を見てもらった上で作成してもらいましょう。下見と同時に、荷物の梱包方法や養生（荷物や建物の汚損を防ぐために、運び出す荷物を布や板で覆う作業）部分の確認も行います。

搬出作業後の確認

荷物を搬出したあとのオフィスで、オフィスの状態を確認しましょう。引越し業者が傷をつけてしまったなどの場合は保険で補償されますが、そのままで気づかない場合、敷金から修繕してしまうこともあります。

　

移転先のオフィスでの作業

通信機器やライフラインの工事、備品の搬入・設置などは、業務に支障が出ないよう事前の段取りが重要です。また、契約関係や安全確認など、移転先ならではの確認事項も多くあります。

この章では、新オフィスでの業務をスムーズに始めるために必要な準備と作業内容をわかりやすく解説します。

新オフィスの契約

移転先のオフィスの賃貸契約を締結させ、鍵の受け渡しを行います。同時に、建物の状態や設備の稼働状況も再度、確認しておきましょう。

電話、インターネットなどの通信機器の移設工事

移転先のオフィスに設置する電話、インターネットなどの通信機器を移設する工事を行います。配線作業は、新しいオフィスでの業務がはじまってしまうと作業がしにくくなるため、移転の時点で工事が完了するように手配しましょう。

コピー機などのリース契約

コピー機、オフィス家具、什器などをレンタルする場合は、前もって業者に移転日を伝え、業務に支障を来さないように早い段階で設置してもらいます。

ライフライン使用開始の確認

新オフィスの使用開始日に合わせて、ライフライン各社に通電・開栓・点検などの日程を調整しておきます。ガスに関しては機器がそろった段階でガス会社に動作点検に入ってもらう必要があるので、オフィス訪問日を調整します。

新デスクのセッティング

搬出前に各社員がパッキングした荷物を解いて、新しい仕事環境をセッティングします。この段階で電源や通信などの不具合が想定されます。対応できる人員を備えておきましょう。

新オフィスの安全・繁盛祈願

新オフィスでの新たなスタートにあたり、地元の神社で「安全祈願」や「商売繁盛祈願」を行う企業もあります。神職をオフィスに招いて祈祷を行う「出張祭典」や、代表者・有志で神社に参拝するなど、実施方法は企業によって様々です。
希望する場合は、移転日や営業開始日に合わせて事前に神社へ依頼しておくとスムーズです。

オフィス移転のチェックリスト

以下にシンプルなチェックリストを作成しました。担当を記入することで、移転作業に伴う担当者の方の負荷配分を確認しましょう。「状況」には「未着手」「進行中」「完了」などを記入してください。

場所	内容	担当	状況
旧オフィス	引越し業者の比較・選定
	解約予告・原状回復項目の確認
	原状回復工事業者の選定・打ち合わせ
	新デスク配置図の作成
	ライフライン停止の確認
	敷金、保証金返還について確認
	取引先へのオフィス移転の連絡
	運び出す荷物のリスト作成、分類
	引越し打ち合わせ～見積もり作成
	パッキング	全員
	搬出作業
	搬出後の確認
新オフィス	新オフィスの契約
	電話、インターネットなどの通信機器の移設工事
	コピー機などのリース契約
	ライフライン使用開始の確認
	新デスクのセッティング	全員
	新オフィスの安全・繁盛祈願	全員

まとめ

オフィス移転作業がスムーズに進むかどうかは、段取りの組み方次第といっても過言ではありません。ここで紹介した内容以外にも、関係官庁への届け出などやらなければいけないことがたくさんありますが、スムーズに移転できるようしっかりと計画を立てて進めていきましょう。 上記で紹介した項目をチェックリストにして、漏れがないかどうか確認すると安心です。

エコ・エイトが選ばれる理由

株式会社エコ・エイトでは、オフィス移転に伴う不用品の回収・処分・買取のワンストップサービスを提供しています。
また退去後の原状回復工事や解体工事も行っており、オフィス移転のさまざまな場面でのお手伝いが可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。

また、東京都をはじめ1都9県での産業廃棄物収集運搬の許可があり、旧オフィスだけでなく、新オフィスでも廃棄物処理のご提案が可能です。